تشخيص العمليات

تشخيص مكتوب لعملياتك الإدارية. مجاني، والتقرير يبقى لك.

قبل أن تطلب التشخيص، اطّلع على ما يقدّمه لك. لا يكلّفك شيئًا، ولا يأخذ من وقت فريقك سوى ساعات قليلة، وينتهي بتقرير مكتوب تحتفظ به سواء عملنا معًا بعد ذلك أم لا.

نموذج — بيانات محجوبةMAWJARA
تقرير تشخيص العمليات
أُعدّ لصالح: [محجوب]النطاق: متابعة الدفعات والمستندات ورسائل العملاءسُلّم خلال 10 أيام عمل
متابعة الدفعات
التذكيرات لا تُرسل إلا عندما يتذكرها أحد، والمبالغ المتأخرة تبقى أيامًا قبل أن يتابعها أحد.
جدول متابعة مكتوب، تُجهَّز التذكيرات في موعدها ويراجعها شخص محدد قبل إرسال كل واحدة منها.
حفظ المستندات
العقود الموقّعة موزعة في ثلاثة أماكن: البريد الإلكتروني، ومجلد مشترك، وواتساب أحد الموظفين.
هيكل حفظ واحد بقاعدة تسمية موحدة، ليكون لكل مستند مكان واحد يُعثر عليه في ثوانٍ.
رسائل العملاء
الأسئلة الروتينية عن حالة المعاملات والإيصالات والمواعيد تقاطع كبار الموظفين طوال اليوم.
مكتبة إجابات مكتوبة، يصيغ الذكاء الاصطناعي الردود الروتينية ويعتمد شخص كل رسالة قبل إرسالها.
الاعتماد على شخص واحد
عند غياب موظف واحد يتوقف العمل، لأن خطوات العمل موجودة في ذهنه فقط.
توثيق العملية خطوة بخطوة ليتمكن أي فرد في الفريق من تنفيذها.
هذا نموذج توضيحي وليس تقريرًا لعميل حقيقي. تقريرك يُكتب من واقع عملياتك: ما نجده فعلًا، بلغة واضحة، مع ترتيب الإصلاحات الأولى.
تقدير سريع

كم ساعة تستهلك الأعمال الروتينية من فريقك؟

اختر ما يؤديه فريقك يدويًا كل أسبوع. الأرقام متحفظة عن قصد.

كم شخصًا يتولى الأعمال الإدارية لديك؟
3
≈ 58 ساعة في الشهر يمكن لفريقك استعادتها.
الساعات المستعادة تعني متابعة أسرع وأخطاء أقل، لا تقليل عدد الموظفين.
هذا تقدير تقريبي مبني على افتراضات متحفظة. التشخيص يحدد رقمك الحقيقي من واقع عملياتك.
اطلب التشخيص المجاني
يوم واحد بطريقتين

يوم الثلاثاء نفسه، بطريقتين مختلفتين.

قبل: اليوم يديرك

8:30

تفتح واتساب على 40 رسالة غير مقروءة. 3 منها عاجلة، ولا تعرف أيّها.

10:15

عميل يطلب نسخة من عقده. 20 دقيقة من البحث في البريد والمجلد المشترك وهاتف زميل.

12:00

تتذكر أن دفعة كانت مستحقة الأسبوع الماضي، ولم يرسل أحد التذكير.

15:40

موعد تجديد الرخصة يظهر في بريد محوَّل. بقيت 5 أيام، ولم يكن على قائمة أحد.

17:30

المحاسب يطلب أرقام الشهر، وهي موزعة بين 3 جداول وبريد أحد الموظفين.

21:00

تردّ على رسائل العملاء من المنزل، لأنك إن لم تفعل فلن يفعل أحد.

بعد: أنت تدير اليوم

8:30

شاشة واحدة تعرض كل دفعة مستحقة وكل مستند معلّق وكل موعد نهائي بتاريخه. تقرؤها مع قهوتك.

9:00

تذكيرات الدفع جُهّزت أثناء الليل. تراجعها وتعتمدها فتُرسل.

10:15

عميل يطلب عقده. يُعثر عليه بالاسم في ثوانٍ، لأن لكل مستند مكانًا واحدًا.

12:00

الأسئلة الروتينية تصل وردودها مصاغة مسبقًا من مكتبة الإجابات. المنسق يدققها ويرسلها.

15:40

تجديد الرخصة رُصد قبل 3 أسابيع، والأوراق جاهزة بانتظار توقيعك.

18:00

تغادر في موعدك. العملية موثقة وتسير دون ملاحقة، ولا شيء يعتمد على ذاكرتك.

الفريق نفسه واليوم نفسه. لم يُستبدل أحد من الموظفين، بل استُبدلت الأعمال الروتينية.

احصل على التشخيص واحتفظ بالتقرير.

التشخيص مجاني ومن دون أي التزام. ندرس كيف تسير أعمالك الإدارية فعليًا، ونوثّق ما نجده، ونسلّمك التقرير مع ترتيب الإصلاحات الأولى. وما تفعله به قرارك أنت.

اطلب التشخيص المجاني